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Como Controlar Prazos no Excel
Como Controlar prazos no Excel? Essa é uma pergunta que muitos alunos me fazem. Advogados, Contadores, Empreendedores, Gestores de RH, Analistas, entre muitos outros cargos precisam controlar prazos e as vezes falham nessa missão por não saber como usar um programa para realizar essa tarefa.
O que você vai aprender ao ler esse post:
- Como criar uma planilha para controlar prazos no Excel de forma automática;
- Exemplos práticos das funções Hoje, Se, E;
- Como usar a formatação condicional para deixar o controle dos prazos mais profissional;
Assista a aula em vídeo com todos os detalhes e baixe GRATUITAMENTE a planilha para praticar os conhecimentos transmitidos.
A lógica de Como Controlar Prazos no Excel
Hoje em dia nós temos muitos programas que podem ser usados para controlar prazos. E eu posso te garantir: muitos são realmente bons para essa finalidade. Mas então por que criar uma planilha para controlar prazos no Excel?
Eu costumo dizer o seguinte: se o app te atende perfeitamente, continue nele. Mas geralmente nós precisamos montar um layout diferente do que o app fornece, é aí que entra o Excel.
Para o exemplo dessa aula eu criei uma planilha em que são sinalizados três alertas de que um contrato está para vencer, considerando a data atual do dia e as regras de 30, 60 e 90 dias para vencer. Caso o contrato já esteja vencido, a planilha sinaliza como baixa. E caso o vencimento seja maior que 90 dias, nenhum alerta é feito.
Os Recursos do Excel Usados para Montar a Planilha
A ideia aqui é mostrar para você os recursos que podemos usar para montar uma planilha de controle de prazos. Você pode ter uma realidade diferente da que eu apresentarei na planilha, mas eu tenho certeza de que os conceitos ensinados irão abrir sua mente para ideias novas e você poderá adaptar às suas necessidades.
Eu começo a planilha usando uma função super importante para deixar os cálculos automáticos, a função HOJE.
Com essa função, o cálculo da coluna dias restantes ficará 100% automático, evidenciando quantos dias faltam para o contrato vencer.
E para ganhar tempo e conseguir arrastar a fórmula até o final da coluna, eu ainda prendi a célula B5 usando o atalho do F4. Assista a aula que você entenderá melhor como eu fiz.
Resolvido o problema de automatizar o cálculo dos dias restantes, o desafio foi criar os alertas para as fases (30, 60 ou 90 dias restantes). Para resolver o problema eu utilizei as funções SE e E na mesma fórmula.
Para a 1ª Fase:
Para a 2ª Fase:
Para a 3ª Fase:
Para a baixa:
Todas as fórmulas foram arrastadas para baixo sem a necessidade de prender células.
Para finalizar, eu fiz uma formatação condicional para esconder o “X” e colocar um visual com cor. Para realizar a ação, eu primeiro selecionei o intervalo que eu queria colorir de amarelo e depois apliquei a formatação condicional. O vídeo explicará melhor a ação.
Como Controlar Prazos no Excel - Aula em Vídeo
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Conclusão
Chegamos ao final da nossa aula sobre como controlar prazos no Excel. Tenho certeza de que se você praticar essa aula com a planilha, você terá totais condições de adaptar os exemplos às suas necessidades.
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Eu vou ficando por aqui, um grande abraço e sucesso!